polÍtica de privacidad
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Alcance
Las políticas de Manejo de la Información y Datos Personales tienen como alcance todo el proceso de A.G. Business, que incluye la obtención o generación de la información en los procesos contables, de Auditoria, Revisoría Fiscal, Asesorías, manejo de personal y contratación y aplica a los datos, productos y servicios que contienen información y que se genera en la operación de A.G. Business., en las diferentes etapas de planeación, ejecución y emisión de informes.
La presente política será aplicable por A.G. Business, sobre los datos personales registrados en las bases de datos física o digital en la que el titulas sea una persona natural.
Glosario
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
Titular: Persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento por parte de la Corporación.
Causahabiente: Persona que ha sucedido a otra por causa del fallecimiento de ésta (heredero).
Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales dentro de las cuales se puede incluir su recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza algún tratamiento sobre datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
Dato Público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Dato Semiprivado: Es el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial.
Dato Privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.
Dato Sensible: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
Política de privacidad, tratamiento y protección de datos personales
Con la autorización del tratamiento de datos personales, todas las personas que en A.G. Business administren, manejen, actualicen o tengan acceso a informaciones de cualquier tipo que se encuentre en bases de datos, están obligadas a garantizar la reserva de la información y el titular de los datos personales acepta los términos de las políticas de A.G. Business, teniendo en cuenta que el manejo de los datos personales e información que le suministran sus clientes actuales, pasados y potenciales, así como la información que le suministre cualquier persona natural dentro de los procesos y proyectos que maneja A.G. Business, en las Políticas de Privacidad que han sido definidas y que contienen las finalidades, controles y procedimientos de nuestras bases de datos, así como las herramientas con las que se puede apoyar los titulares de la información para realizar la modificación y suprimir los datos hasta llegar a revocar las autorizaciones que hubiese podido generar para el manejo de sus datos.
Responsable y encargado del tratamiento de datos
El responsable del tratamiento de datos personales es la Gerencia General (Representante Legal de la Sociedad).
Autorización para recolección y tratamiento de datos personales
Mediante la autorización expresa verbal o por escrito, el Titular autoriza expresa o inequívocamente a A.G. Business para recolectar datos personales y cualquier otra información que suministre, así como para realizar el tratamiento sobre sus datos personales, de conformidad con esta Política de Privacidad y la ley.
Tratamiento de los dators personales
Los datos personales Almacenados en las Bases de Datos de A.G. Business solo se usarán, procesarán y circularán para las finalidades descritas y para los tratamientos autorizados en esta Política de Privacidad o en las leyes vigentes. En adición a lo mencionado en otras cláusulas, cada titular expresamente autoriza a A.G. Business para la recolección, uso y circulación de sus datos personales y otra información para los siguientes propósitos:
Establecer comunicación entre A.G. Business y el Titular para cualquier propósito relacionado con las finalidades que se establecen en la presente política, ya sea mediante llamadas, mensajes de texto, correos electrónicos y/o físicos.
Auditar, estudiar, analizar y utilizar la información de la Base de Datos para diseñar, implementar y desarrollar programas, proyectos y eventos.
Ofrecer productos y/o servicios.
Solicitar la opinión del Titular sobre productos y/o servicios.
Cumplir con Leyes y Regulaciones
Cuando la información deba ser revelada para cumplir con leyes, regulaciones o procesos legales, para asegurar el cumplimiento de los términos y condiciones, para detener o prevenir fraudes, ataques a la seguridad de A.G. Business, o de otros, prevenir problemas técnicos o proteger los derechos de otros como lo requieran los términos y condiciones o la ley.
Otros Propósitos descritos en la presente política o en la Ley
Almacenamiento de datos personales
El Titular autoriza expresamente a A.G. Business para que éste lo almacene de la forma que considere más oportuna y cumpla con la seguridad requerida para la protección de los datos.
Medidas de seguridad A.G. BUSINESS
Se compromete al uso correcto y tratamiento de los datos personales, evitando el acceso no autorizado de terceros que permita conocer o vulnerar, modificar, divulgar y/o destruir la información que reposa en sus bases de datos. Por tal motivo, A.G. Business cuenta con protocolos de seguridad y acceso a sus sistemas de información, almacenamiento y procesamiento incluidas medidas físicas de control de riesgos de seguridad.
Derechos de los titulares
Conforme a la legislación vigente, los titulares tienen el derecho de conocer, actualizar, rectificar su información, y/o revocar la autorización para su tratamiento. En particular, son derechos de los titulares según se establece en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012:
Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales
Solicitar prueba de la autorización otorgada
Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus
datos personales
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por
infracciones a lo dispuesto en la ley
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato
Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto
de Tratamiento.
Procedimiento para el ejercicio de los derechos de los titulares de la información
La persona encargada de atender las peticiones, consultas y reclamos de los titulares para ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos y revocar su autorización es la Gerencia General.
Procedimiento para ejercer sus derechos
En caso de que desee ejercer sus derechos, el titular deberá enviar un correo electrónico o físico a las direcciones de contacto establecidas en la presente Política de Privacidad.
Peticiones y consultas sobre datos personales
Cuando el titular de los datos o sus causahabientes deseen consultar la información que reposa en la base de datos, A.G. Business responderá la solicitud en un plazo de diez días. En cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y sin no es posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al usuario con la justificación y el plazo máximo de respuesta será dentro de los cinco días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Revocación de autorización, retiro o supresión de la Base de Datos y reclamos Sobre Datos Personales
Cuando el titular de los datos o sus causahabientes consideren que la información contenida en las bases de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante A.G. Business, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
Radicación de reclamos
El reclamo se formulará mediante comunicación dirigida a A.G. Business, en la que se debe indicar la identificación de los Titulares, los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y los soportes que sustentan el reclamo y en cualquiera de los casos si A.G. Business, requiere información adicional podrá requerir al reclamante dentro de los cinco días siguientes a la recepción del reclamo para que aporte los solicitado y si transcurridos dos meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información, se entenderá que ha desistido del reclamo. Igualmente A.G. Business, pude dar traslado de reclamo al área competente e informara al reclamante en un término de dos días hábiles, manteniendo A.G. Business, la responsabilidad del proceso de respuesta, después de la cual A.G. Business, queda exonerado de cualquier reclamación o responsabilidad por el uso, rectificación o supresión de los datos.
Radicación del reclamo completo
Recibió el reclamo completo, se debe registrar en la base de datos una anotación que diga "RECLAMACIÓN EN TRÁMITE" relacionado los hechos en resumen, acción que se debe llevar a cabo en un término no mayor a dos días hábiles, anotación que se suprimirá hasta que el reclamo sea resuelto.
Término máximo para atender el reclamo
El término máximo para atender el reclamo será de 15 días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo prorrogables por 8 días hábiles más siguientes al vencimiento del primer término y se deberá informar al reclamante.
Vigencia de los datos
Los datos personales incorporados en la Base de Datos estarán vigentes durante el plazo necesario para cumplir sus finalidades.
Marco Normativo
Colombia, a través de diversas leyes y Decretos, reglamentó el manejo de la Información y Datos Personales, encontrándose regulada dicha materia sobre las siguientes normas:
Constitución Política de 1991
Ley 1266 del 31 de diciembre de 2008 “Por la cual se dictan las disposiciones generales del Habeas Data y se regula el manejo de la información contenida en bases de datos personales, en especial la financiera, crediticia, comercial, de servicios y proveniente de terceros países y se dictan otras disposiciones”.
Decreto Reglamentario 1727 del 15 de Mayo de 2009 “Por el cual se determina la forma en la cual los operadores de los bancos de datos de información financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países, deben presentar la información de los titulares de la información.
” Ley 1581 del 17 de Octubre 2012 “Por el cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”.
Decreto Reglamentario 1377 del 27 de Junio de 2013 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012”.
Ley 1712 del 6 de Marzo de 2014 ““Por medio de la cual se crea la ley de transparencia y del derecho de acceso a la información pública nacional y se dictan otras disposiciones”.
Decreto Reglamentario 103 de 2015 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones”
Sentencias de la Corte Constitucional C-1011 de 2008 mediante la cual se estudia la exequibilidad de la Ley Estatutaria 1266 de 2008 y C-748 de 2011 mediante la cual se estudia la exequibilidad de la Ley Estatutaria 1581 de 2012.
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